The Operation Process
ในการวางแผนด้านการปฏิบัติการ
องค์กรต้องตอบคำถามสำคัญดังต่อไปนี้
1) กระบวนการทำงานที่สำคัญขององค์กรมีอะไรบ้าง
2) องค์กรต้องปรับปรุงกระบวนการอะไรบ้างเพื่อสนับสนุนการนำกลยุทธ์ไปปฏิบัติ
อาทิเช่น ปรับปรุงกระบวนการพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่
ในกรณีที่องค์กรต้องการเติบโตด้วยนวัตกรรม หรือปรับปรุงกระบวนการจัดการลูกค้า
ในกรณีที่องค์กรต้องการเสริมสร้างความจงรักภักดีในกลุ่มลูกค้าเป้าหมาย
3) องค์กรจะวัดผลของกระบวนการทำงานว่ามีประสิทธิภาพและประสิทธิผลอย่างไร
4) เราจะแน่ใจได้อย่างไรว่ามีการเชื่อมโยงกลยุทธ์กับการปฏิบัติการและงบประมาณอย่างเหมาะสม
สิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งที่หลายองค์กรคำนึงเมื่อวางแผนด้านการปฏิบัติการ
เกณฑ์รางวัลคุณภาพแห่งชาติเพื่อการดำเนินการที่เป็นเลิศ (Criteria
for Performance Excellence Framework) เป็นเครื่องมือใ้นการบริหารจัดการองค์กร เรามาลองพิจารณาว่าเกณฑ์ ฯ นี้มีแนวคิดต่อการปฏิบัติการอย่างไรบ้าง
การปฏิบัติการ (Operations) จากเกณฑ์ฯ
หมวดที่ 6 ตรวจประเมินว่า องค์กรมีวิธีการออกแบบ วัดผล
และปรับปรุงกระบวนการทำงานที่สำคัญอย่างไร โดยแบ่งเกณฑ์เป็นสองส่วนคือ
กระบวนการทำงาน และ ประสิทธิผลของการปฏิบัติ
ในเรื่องกระบวนการทำงาน
เกณฑ์ได้ให้ความสำคัญกับข้อกำหนดของกระบวนการ การออกแบบ
(ให้ความสำคัญกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย) การปรับปรุงกระบวนการ
(ให้ความสำคัญกับสารสนเทศและแนวทางที่ใช้ในการปรับปรุง อาทิ Lean, Six
Sigma, ISO, PDCA) การจัดการนวัตกรรม (ให้ความสำคัญกับการจัดลำดับ8วามสำคัญของโอกาสเชิงกลยุทธ์และการวิเคราะห์ความเสี่ยงอย่างรอบคอบเพราะองค์กรมีทรัพยากรที่จำกัดไม่สามารถจัดทำนวัตกรรมได้ทุกแนวคิด)
นอกจากนี้กระบวนการทำงานที่สำคัญยังรวมถึงกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์และบริการ
กระบวนการที่ผู้นำระดับสูงพิจารณาว่ามีความสำคัญต่อความสำเร็จขององค์กร กระบวนการดังกล่าวมักเกี่ยวข้องกับสมรรถนะหลักขององค์กร
วัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์และปัจจัยแห่งความสำเร็จขององค์กร
ในเรื่องประสิทธิผลการปฏิบัติการ
เกณฑ์ให้ความสำคัญกับการควบคุมต้นทุน การจัดการห่วงโซ่อุปทานความปลอดภัยในสถานที่ทำงาน
และการเตรียมความพร้อมต่อภาวะฉุกเฉิน
รายละเอียดของเกณฑ์รางวัลคุณภาพแห่งชาติปี
2559-2560 มีดังนี้
หมวด 6 การปฏิบัติการ
(Operations) (100 คะแนน)
ในหมวดการปฏิบัติการ เกณฑ์ถามว่าองค์กรมีวิธีการอย่างไรในการออกแบบ
จัดการ ปรับปรุงผลิตภัณฑ์ และสร้างนวัตกรรมของผลิตภัณฑ์และกระบวนการทำงาน
รวมทั้งปรับปรุงประสิทธิผลของการปฏิบัติการ เพื่อส่งมอบคุณค่าแก่ลูกค้า
และทำให้องค์กรประสบความสำเร็จอย่างต่อเนื่อง
6.1 กระบวนการทำงาน (Work
Processes)
องค์กรมีวิธีการอย่างไรในการออกแบบ
จัดการและปรับปรุงผลิตภัณฑ์และกระบวนการทำงานที่สำคัญ (55 คะแนน)
ให้อธิบายโดยตอบคำถามต่อไปนี้
ก. การออกแบบผลิตภัณฑ์และกระบวนการ (Product
and PROCESS design)
(1) ข้อกำหนดของผลิตภัณฑ์และกระบวนการ (Product and PROCESS design)
องค์กรมีวิธีการอย่างไรในการจัดทำข้อกำหนดที่สำคัญของผลิตภัณฑ์และกระบวนการทำงาน กระบวนการทำงานที่สำคัญขององค์กรมีอะไรบ้าง อะไรคือข้อกำหนดที่สำคัญของกระบวนการเหล่านี้
(2) แนวคิดในการออกแบบ
(Design Concepts)
องค์กรมีวิธีการอย่างไรในการออกแบบผลิตภัณฑ์ และกระบวนการทำงานเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดที่สำคัญ
องค์กรมีวิธีการอย่างไรในการนำเอาเทคโนโลยีใหม่ ความรู้ขององค์กร
ความเป็นเลิศของผลิตภัณฑ์ คุณค่าในมุมมองของลูกค้า และความคล่องตัวที่อาจต้องมีมาพิจารณาในกระบวนการเหล่านี้
ข. การจัดการกระบวนการ (Process Management)
(1) การนำกระบวนการไปปฏิบัติ (PROCESS Implementation)
องค์กรมั่นใจได้อย่างไรว่าการปฏิบัติงานประจำวันของกระบวนการเหล่านี้จะเป็นไปตามข้อกำหนดที่สำคัญ องค์กรใช้ตัววัดหรือตัวชี้วัดผลการดำเนินงานที่สำคัญและตัววัดในกระบวนการอะไรในการควบคุมและปรับปรุงกระบวนการทำงาน
ตัววัดเหล่านี้เชื่อมโยงกับผลการดำเนินงานและคุณภาพของผลิตภัณฑ์ที่ได้อย่างไร
(2) กระบวนการสนับสนุน (Support
PROCESSES)
องค์กรมีวิธีการอย่างไรในการกำหนดกระบวนการสนับสนุนที่สำคัญ กระบวนการสนับสนุนที่สำคัญขององค์กรมีอะไรบ้าง
องค์กรมั่นใจได้อย่างไรว่า
การปฏิบัติงานประจำวันของกระบวนการเหล่านี้เป็นไปตามข้อกำหนดที่สำคัญในการสนับสนุนธุรกิจ
(3) การปรับปรุงผลิตภัณฑ์และกระบวนการ (Product
and PROCESS Improvement)
องค์กรมีวิธีการอย่างไรในการปรับปรุงกระบวนการทำงานเพื่อปรับปรุงผลิตภัณฑ์และผลการดำเนินการเสริมสร้างความแข็งแกร่งของสมรรถนะหลักขององค์กรและลดความแปรปรวนของกระบวนการ
ค. การจัดการนวัตกรรม (INNOVATION Management)
องค์กรมีวิธีการอย่างไร ในการจัดการนวัตกรรม องค์กรมีวิธีการอย่างไรในการติดตามโอกาสเชิงกลยุทธ์ที่องค์กรกำหนดว่าเป็นความเสี่ยงที่ผ่านการประเมินผลได้ผลเสียอย่างรอบด้าน
(INTELLIGENT RISKS) องค์กรมีวิธีการอย่างไรในการทำให้ทรัพยากรด้านการเงินและด้านอื่นๆ
พร้อมใช้ในการดำเนินการสนับสนุนโอกาสเหล่านี้ องค์กรมีวิธีการอย่างไรในการยุติโอกาสเชิงกลยุทธ์ในเวลาที่เหมาะสมเพื่อไปสนับสนุนโอกาสที่มีความสำคัญเหนือกว่า
6.2 ประสิทธิผลของการปฏิบัติการ (Operational Effectiveness)
องค์กรมีวิธีการอย่างไรในการทำให้มั่นใจว่ามีการบริหารจัดการ
การปฏิบัติการอย่างมีประสิทธิผล (45 คะแนน)
ให้อธิบายโดยตอบคำถามดังต่อไปนี้
ก. ประสิทธิภาพและประสิทธิผลของกระบวนการ
(PROCESS Efficiency and EFFECTIVENESS) องค์กรมีวิธีการอย่างไรในการควบคุมต้นทุนโดยรวมของการปฏิบัติการ องค์กรดำเนินการในเรื่องต่อไปนี้อย่างไร
- นำเรื่องของรอบเวลา ผลิตภาพ
รวมทั้งปัจจัยด้านประสิทธิภาพและประสิทธิผลอื่นๆ มาใช้ในกระบวนการทำงาน
- ป้องกันไม่ให้เกิดของเสีย ความผิดพลาดของการให้บริการ และการทำงานซ้ำ
- ลดต้นทุนค่าประกันความเสียหาย
หรือการสูญเสียผลิตภาพของลูกค้าให้น้อยที่สุด
- ลดต้นทุนโดยรวมที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบ (Inspections)
การทดสอบ (Tests) และการตรวจสอบกระบวนการหรือผลการดำเนินการ
(PROCESS or PERFORMANCE audits)
- สร้างความสมดุลระหว่างความจำเป็นของการควบคุมต้นทุนกับความต้องการของลูกค้า
ข. การจัดการห่วงโซ่อุปทาน
(Supply-Chain Management) องค์กรมีวิธีการอย่างไรในการจัดการห่วงโซ่อุปทาน องค์กรดำเนินการในเรื่องต่อไปนี้อย่างไร
- เลือกผู้ส่งมอบและทำให้มั่นใจได้ว่าผู้ส่งมอบที่องค์กรเลือกมีคุณสมบัติที่ตอบสนองความจำเป็นด้านการปฏิบัติการ
และพร้อมที่จะช่วยยกระดับผลการดำเนินการขององค์กรและความพึงพอใจของลูกค้า
- วัดและประเมินผลการดำเนินการของผู้ส่งมอบ
- ให้ข้อมูลป้อนกลับแก่ผู้ส่งมอบเพื่อช่วยให้เกิดการปรับปรุง
- จัดการกับผู้ส่งมอบที่มีผลการดำเนินการที่ไม่ดี
ค. การเตรียมความพร้อมด้านความปลอดภัยและภาวะฉุกเฉิน
(Safety and Emergency Preparedness)
(1) ความปลอดภัย (Safety) องค์กรมีวิธีการอย่างไรในการทำให้เกิดสภาพแวดล้อมการปฏิบัติที่ปลอดภัย ระบบความปลอดภัยขององค์กรได้คำนึงถึงการป้องกันอุบัติเหตุ การตรวจสอบ (Inspection) การวิเคราะห์ต้นเหตุของความล้มเหลว และการทำให้ฟื้นคืนสู่สภาพเดิมอย่างไร
(2) การเตรียมความพร้อมต่อภาวะฉุกเฉิน (Emergency Preparedness) องค์กรมีวิธีการอย่างไรเพื่อทำให้มั่นใจว่ามีการเตรียมพร้อมต่อภัยภิบัติหรือภาวะฉุกเฉิน ระบบการเตรียมพร้อมต่อภัยพิบัติหรือภาวะฉุกเฉินได้คำนึงถึงการป้องกัน ความต่อเนื่องของการดำเนินการ และการทำให้คืนสู่สภาพเดิมได้อย่างไร ระบบการเตรียมความพร้อมต่อภัยพิบัติและภาวะฉุกเฉินดังกล่าวได้คำนึงถึงการพึ่งพาผู้ส่งมอบและพันธมิตรอย่างไร
ที่มา Criteria for Performance
Excellence Framework ปี 2559-2560 สำนักงานรางวัลคุณภาพแห่งชาติ
